Oficina virtual y nuevos modelos de teletrabajo en tiempos de Covid
El coronavirus no solo colisionó nuestro sistema sanitario en marzo 2020. A día de hoy podemos afirmar que, en el último año, los pilares del sistema económico, social y laboral se han visto afectados de una forma sin precedentes, obligando a las empresas a crear entornos laborales digitales, flexibles, modernos y resilientes con nuevas fórmulas de teletrabajo, reuniones en remoto y oficinas virtuales.
En los meses de marzo a junio 2020, durante el confinamiento domiciliario en España, la tecnología se convirtió en la gran aliada para poder continuar con la actividad económica y la vida social. Tras los primeros meses de pandemia, la transformación digital se ha ido erigiendo como catalizador y ha pisado el acelerador para hacer frente a la crisis y convertirla en una oportunidad de crear y crecer en todos los ámbitos.
En el último año, la digitalización de las empresas ha pasado de ser una cualidad positiva y una ventaja a convertirse en una necesidad estratégica para sobrevivir en el ecosistema empresarial. Los cambios a los que se enfrentan los sistemas laborales tradicionales exigirán nuevos niveles de adaptación.
Está claro que la crisis global provocada por el coronavirus ha puesto patas arriba la gestión de personas en las empresas. De un día para otro y sin previo aviso, millones de profesionales trasladaron, por pura necesidad, sus puestos de trabajo al interior de sus casas. En ese momento, el escepticismo de algunos empresarios hacia el teletrabajo se tuvo que disolver, de forma repentina, debido a la imposibilidad de encontrar otra solución; pues solo el trabajo en remoto podía asegurar que la actividad de la empresa siguiera adelante.
La implantación de las formas de teletrabajo y flexibilidad horaria ha dado un importante salto durante los primeros meses de la crisis del coronavirus que se ha ido afianzando y adaptando con la prolongación de los meses. Las empresas han tenido que acelerar sus procesos de digitalización a toda velocidad para poder adaptarse; primero, a las medidas de confinamiento y, ahora para rediseñar y establecer cómo serán los nuevos entornos laborales.
Pero el proceso de transformación digital de una empresa va más allá de la transformación tecnológica, los empresarios deben avanzar hacia nuevas estrategias y herramientas de gestión de personas, así como la eficacia del trabajo por objetivos, frente al trabajo por horas dedicadas y la confianza en sus empleados.
¿Ha llegado el teletrabajo para quedarse?
La pandemia en la que nos ha sumergido la Covid-19 y la crisis global ha provocado un involuntario auge del teletrabajo para millones de personas. El increíble crecimiento de esta nueva tendencia provoca que los expertos en la materia se pregunten si nos encontramos ante una revolución laboral.
Antes de que nos viéramos sumergidos en la crisis sanitaria actual, ya existía el debate sobre las consecuencias de la tecnología en el trabajo. Pero, debido al coronavirus, ese futuro ha llegado mucho antes de lo que se había previsto, cambiando de forma radical la forma de trabajar de la mayoría de las profesiones. Las reuniones online son ya algo común, así como el aumento de la actividad económica en plataformas digitales.
Conforme pasan los meses nos comienza a rondar en la cabeza la pregunta de “si esta forma de trabajar se convertirá en una nueva normalidad”. Las empresas más progresivas que antes de 2020 tenían proyectos pilotos de teletrabajo, tienen claro que el teletrabajo será una forma habitual de organizar sus empleados y una fórmula eficaz dentro del mercado laboral.
Cómo serán los espacios físicos de la post-Covid
Todo parece indicar que la realidad post-Covid-19 llevará a una convivencia entre el trabajo presencial y el remoto, con la aparición de nuevas reglas que ayuden a asegurar su adecuada coordinación y productividad. Los espacios físicos de trabajo van a sufrir una revolución en la que se van a replantear las formas tradicionales de oficinas, así como los modelos y horarios rígidos.
La Covid-19 puede resultar un punto de inflexión trascendental para la transformación digital del lugar de trabajo.
Desde 2020 vivimos una revolución laboral sin precedentes, que traerá nuevos modelos de oficinas y espacios virtuales de trabajo.
El coronavirus será el catalizador que lleve la revolución de la organización del trabajo en remoto a otro nivel, mejorando de forma considerable las oportunidades para pensar, colaborar, crear, trabajar y conectarse de forma productiva. En términos generales y siguiendo la idea inicial presentada en un artículo de la BBC News Mundo sobre “Coronavirus y teletrabajo: 5 modelos de «oficina del futuro» que están emergiendo gracias a la pandemia”, podemos plantear tres modelos diferentes de espacios de trabajos de la era post-Covid-19:
1. La oficina remota
Los nómadas digitales y freelances llevan realizando este tipo de trabajo desde hace años, pero existen modelos de empresas que han abierto ahora los ojos a las maravillas del trabajo remoto. Y aunque es una realidad posible, requiere de un trabajo y mucha tecnología para que sea viable y se cree el sentimiento de grupo y la mentalidad corporativa. El reto o la desventaja de este modelo de oficina es la falta de contacto con el equipo.
2. La oficina híbrida y sus variantes
Quizás sea uno de los modelos más comunes del futuro, consiste en trabajar unos días a la semana o al mes en la oficina y el resto de forma remota. Dentro de este modelo se pueden dar varias combinaciones posibles, desde dos días de trabajo en la oficina a la semana y tres remoto, a una semana de trabajo en oficina y tres semana en remoto. Las combinaciones se ajustarán a las necesidades de la empresa y los profesionales. Este modelo de oficina permite a las empresas la contratación de talentos ubicados en distintos puntos geográficos sin necesidad de plantearles reubicación.
3. Trabajo por objetivos
Este modelo de oficina se basa en aquellas empresas que priorizan la calidad de producción, sin supervisar tanto el tiempo de trabajo. No existe un horario fijo de oficina y se trabaja por objetivos no por horas en el lugar físico de trabajo. Es un modelo flexible donde lo importante es el trabajo resultante.
Ventajas e inconvenientes del teletrabajo
El teletrabajo ha permitido seguir operando y garantizando la salud y la seguridad de los profesionales a muchas empresas. Las personas que han podido trabajar a distancia durante el confinamiento domiciliario han tenido la oportunidad de poder cuidar de los suyos y teletrabajar. Sin embargo, para estas personas se han desdibujado las líneas entre su jornada laboral y su tiempo libre causando un aumento de estrés y la posibilidad de riesgos para la salud mental.
Ante la recesión económica causada por la pandemia y el aumento de las cifras de desempleo, se deben crear oportunidades para aprovechar los cambios en la organización del trabajo a fin de esbozar nuevos planes de empleo, que permitan más flexibilidad y salven puestos de trabajo. Esto puede suponer semanas laborales más cortas o acuerdos de trabajo compartido con el fin de evitar despidos, al tiempo que se reestructuran los acuerdos sobre los horarios de trabajo más flexibles que logren un mejor equilibrio y conciliación real entre la vida laboral y la vida privada.
La transformación digital y la posibilidad de teletrabajar también se ha visto acompañada de otros beneficios. Por ejemplo, dependiendo de sus circunstancias, existe la posibilidad de extender la vida laboral a los trabajadores séniors y brinda oportunidades de trabajo a las personas de las comunidades rurales. Sin embargo, no son todo ventajas, con los modelos de teletrabajo se puede agravar la sensación de aislamiento y la pérdida de identidad corporativa y objetivos empresariales, si no se gestionan correctamente.
También hay que resaltar como los empresarios escépticos que creían que sus trabajadores no podían ser productivos fuera de la oficina se han sorprendido, o al menos han cambiado sus puntos de vista, y han comprobado que trabajar desde casa puede ser efectivo. Ahora, grandes empresas anuncian su intención de permitir que los empleados trabajen a distancia al menos parte del tiempo en el futuro.
Por ello, no sorprende encontrar un interés generalizado en mantener alguna forma de teletrabajo una vez que la pandemia se supere, pues encontramos un gran número de beneficios en el trabajo en remoto: los empleados evitan los viajes largos y pasan más tiempo con sus familiares, las empresas tienen la oportunidad de contratar talentos independientemente de su ubicación, mejora la resiliencia a través de una fuerza laboral distribuida, se reducen los gastos al optimizar los recursos. Incluso el medio ambiente se ve beneficiado gracias a que disminuyen los desplazamientos a puestos de trabajo, menos viajes de negocios y menos uso de la calefacción y los aires acondicionados en la oficina.
La oficina corporativa está al borde de una renovación importante. Por primera vez en la historia del trabajo y gracias a las consecuencias de la Covid-19, el papel de la oficina tradicional y su huella física están siendo objeto de escrutinio y las empresas se han comenzado a plantear la existencia real de un modelo flexible de trabajo en remoto.
El fin de la oficina física tradicional
La idea de que ha llegado el fin de la oficina es tradicional ciertamente exagerada. La pandemia nos ha enseñado que el verdadero premio del trabajo no es reducir los gastos, sino fomentar un sentimiento más fuerte de resiliencia. En un futuro cercano, el teletrabajo permitirá un mayor acceso a un grupo amplio y diverso de talentos, independientemente de dónde se encuentren.
Pero, cuando la pandemia se haya superado, se vienen a la cabeza numerosas preguntas: ¿Se verá el mismo nivel de colaboración y productividad cuando algunos estén en la oficina y otros en casa? Por otro lado, los empleados siempre se han beneficiado de las relaciones que se han ido construyendo en la oficina a lo largo de los años, ¿cómo se construirán nuevas redes socio-laborales cuando los empleados antiguos se vayan y se contraten nuevos empleados? ¿Cómo serán las nuevas relaciones laborales en espacios virtuales?
Las respuestas a estas preguntas determinarán tanto el éxito de las empresas como el alcance de las remodelaciones físicas que se deberán realizar en las mismas. El interrogante principal que se nos plantea, para los empresarios y los profesionales, es cómo podremos adaptar las prácticas de trabajo y aprovechar los beneficios del teletrabajo sin perder el valor social y económico del espacio físico.
En definitiva, la Covid-19 nos ha desvelado un nuevo camino hacia una empresa inteligente en la que la tecnología y el capital social se convertirán en piezas claves para las empresas del futuro. Nos encontramos ante un nuevo ecosistema empresarial en un futuro colmado de incertidumbres, donde las empresas necesitan impulsar su actividad económica a través de modelos de negocios innovadores y diseño de nuevas fórmulas, con el objetivo principal de incrementar la productividad, innovación y competitividad.
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